Awareness im Kontext wissenschaftlicher Veranstaltungen

Inhaltsverzeichnis

• 1 Einleitung und Zielsetzung
• 2 Grundsätze und Werte
• 3 Planung einer Veranstaltung
• 4 Awareness-Strukturen während der Veranstaltung
• 5 Nachbereitung der Veranstaltung
• 6 Zusammenfassung und Anhänge

1 Einleitung und Zielsetzung

Akademische Veranstaltungen an der Ruhr-Universität Bochum – wie etwa Konferenzen, Tagungen, Vorträge oder Workshops – sind von zentraler Bedeutung für die wissenschaftliche Bildung, die kritische Auseinandersetzung und die Bildung von Gemeinschaft innerhalb der Universität. Sie sollten daher so gestaltet sein, dass alle Teilnehmenden sich sicher, respektiert und ermutigt fühlen mitzuwirken. Erfahrungen von Diskriminierung und Marginalisierung können die Teilhabe und den Zugang für Menschen behindern, insbesondere für jene aus strukturell benachteiligten Gruppen.

Dieses Awareness-Konzept soll einen Rahmen zur Gestaltung eines sicheren und inklusiven Raums an unserer Universität bieten. Es beschreibt grundlegende Werte, Verantwortlichkeiten und praktische Maßnahmen, die bei der Planung und Durchführung von akademischen Veranstaltungen an der Ruhr-Universität Bochum berücksichtigt werden sollten. Ziel ist es, Schaden präventiv zu verhindern, marginalisierte Stimmen hörbar zu machen und einen respektvollen, inklusiven Umgang miteinander zu fördern.

Das Konzept ist für alle Personen relevant, die an akademischen Veranstaltungen beteiligt sind, sie organisieren und zu ihrer Gestaltung beitragen. Die Handreichung dient als Empfehlung und Unterstützungsangebot für die Gestaltung von Awareness-Maßnahmen bei wissenschaftlichen Veranstaltungen und bietet eine Sammlung unterschiedlicher Bausteine, die je nach Rahmenbedingungen, Kontext und Zielgruppe der Veranstaltung angepasst und genutzt werden können. Das Dokument soll als ein sich fortlaufend weiterentwickelndes Dokument betrachtet werden, das je nach Anforderung angepasst werden kann.

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2 Grundsätze und Werte

Die folgenden Grundsätze und Werte sollen alle wissenschaftlichen Veranstaltungen der Ruhr-Universität Bochum leiten:

• Respekt: Wir behandeln alle Menschen mit Würde und Respekt, unabhängig von ihrer Herkunft, Identität, ihrer Behinderung, ihres Alters oder ihren weltanschaulichen oder religiösen Überzeugungen. Dazu gehört Sensibilität in der Sprache und für unterschiedliche Bedürfnisse.
• Inklusion und Diversität: Wir bemühen uns aktiv darum, Räume zu schaffen, in denen alle in ihrer Vielfalt und Heterogenität uneingeschränkt an Veranstaltungen teilnehmen können.
• Antidiskriminierung: Wir akzeptieren keine Form der Diskriminierung, Belästigung und des ausgrenzenden Verhaltens. Von allen Teilnehmenden wird erwartet, dass sie zu einer Atmosphäre des gegenseitigen Respekts beitragen.
• Awareness: Das akademische Umfeld ist von Hierarchien und Machtdynamiken geprägt, ob formell (z. B. durch Positionen in der Organisation) oder informell (z. B. Sprachkenntnisse, soziales Kapital). Diese Machtdynamiken sind zu reflektieren, insbesondere wenn sie zur Repression oder Marginalisierung von weniger privilegierten Personen führen. Wir fördern Selbstreflexion und Offenheit für Feedback.
• Transparenz: Unsere Rahmenbedingungen, Verfahrensweisen und Erwartungen werden allen Teilnehmenden vor und während den Veranstaltungen deutlich kommuniziert.

Diese Grundsätze stehen im Einklang mit der Antidiskriminierungsrichtlinie der Ruhr-Universität Bochum.

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3 Planung einer Veranstaltung

Bei der Gestaltung von inklusiven Veranstaltungen geht es nicht nur darum, angemessen auf Vorfälle zu reagieren, sondern insbesondere auch darum, Teilhabebarrieren und Ausgrenzung präventiv zu verhindern. Veranstaltungen erfordern in diesem Sinn eine sorgfältige Planung in Bezug auf Barrierefreiheit, interne und externe Kommunikation, die Vorbereitung des Veranstaltungsteams sowie die Unterstützung der Teilnehmenden. Die folgenden Maßnahmen skizzieren proaktive Schritte, um eine respektvolle und einladende Atmosphäre für alle in einer Veranstaltung zu schaffen.

3.1 Code of Conduct

Ein klar verständlicher Code of Conduct – bzw. Verhaltenskodex – ist ein wichtiges Präventionsinstrument, um die Erwartungen an einen respektvollen Umgang bei akademischen Veranstaltungen zu klären. Er beschreibt die Grundsätze für den Umgang miteinander, definiert inakzeptables Verhalten (wie Diskriminierung, Belästigung und störendes Verhalten) und erläutert die Konsequenzen von Verstößen. Der Code of Conduct wird allen Teilnehmenden vor der Veranstaltung zur Verfügung gestellt und zusätzlich gut sichtbar ausgehängt oder in die Veranstaltungsunterlagen aufgenommen. Mit der Anmeldung bzw. Teilnahme erklären sich alle Personen bereit, die Regelungen zu respektieren. Der Code of Conduct soll in einer inklusiven, leicht verständlichen Sprache formuliert sein und Informationen darüber enthalten, wie das Awareness-Team bzw. die Organisator*innen bei Bedenken kontaktiert werden können. Er dient sowohl als Leitfaden für ein gutes Miteinander als auch als Referenzpunkt, um im Bedarfsfall auf Fehlverhalten angemessen zu reagieren.

3.2 Zu berücksichtigende Aspekte bei der Planung des Programms

Bei der Planung von akademischen Veranstaltungen ist darauf zu achten, dass möglichst kompetente, innovative und diverse Forscher*innen und Vortragende eingeladen werden – nicht nur bereits etablierte, sondern auch junge Forscher*innen, die am Beginn ihrer Karriere stehen und solche, die andere innovative Perspektiven zur Geltung bringen.

Das Programm einer Veranstaltung sollte regelmäßige Pausen vorsehen, um etwas essen und trinken, Toilettengänge erledigen oder schlicht eine Ruhepause einlegen zu können. Zu enge Zeitpläne, die die Teilnehmenden unter Druck setzen, ständig im Raum zu bleiben, sollten vermieden werden.

Bei der Verpflegung sollten unterschiedliche Bedürfnisse berücksichtigt werden. Es ist daher empfehlenswert, die Teilnehmenden bereits bei der Anmeldung nach ihren Bedürfnissen zu fragen und diese Informationen ggf. an den Catering-Service und/oder das Restaurant weiterzugeben.

3.3 Planung der Barrierefreiheit (räumlich, digital, sprachlich, etc.)

Um sicherzustellen, dass alle Personen in vollem Umfang an wissenschaftlichen Veranstaltungen teilhaben können, ist Barrierefreiheit von grundlegender Bedeutung. Die räumliche Barrierefreiheit umfasst dabei beispielsweise barrierefreie Zugänge, rollstuhlgerechte Sanitäranlagen, eine angemessene Beschilderung und reservierte Plätze für Menschen mit Behinderungen. Die digitale Barrierefreiheit umfasst das Angebot von Materialien in geeigneten Formaten (z. B. Bildschirmleserfreundliche PDF-Dateien), Live-Untertitel für Online-Veranstaltungen und technische Unterstützung während digitaler Sitzungen. Auch der sprachlichen Zugänglichkeit sollte Beachtung zukommen, indem eine leicht verständliche Ausdrucksweise verwendet und nach Möglichkeit Übersetzungen oder Verdolmetschungen angeboten werden, wobei die unterschiedlichen sprachlichen Hintergründe der Teilnehmenden zu berücksichtigen sind. Die Barrierefreiheit sollte bereits mit Beginn der Veranstaltungsplanung berücksichtigt und den Teilnehmenden im Vorfeld kommuniziert werden – einschließlich der Kontaktmöglichkeiten für individuelle Wünsche.

3.4 Richtlinien für inklusive Sprache

Sprache prägt unsere Vorstellungen davon, wer dazugehört und wer nicht. Eine inklusive Sprache vermeidet Annahmen über Geschlecht, Ethnie, Klasse, Fähigkeiten oder sonstige soziale Identitäten und erkennt zudem Diversität aktiv an. Bei unseren Veranstaltungen sollte die gesamte Kommunikation – egal ob in Wort, Schrift oder Bild – genderneutrale bzw. genderinklusive Begriffe verwenden. Die Identität aller Personen wird respektiert (z. B. durch die Verwendung korrekter Pronomen). Ableistische, rassistische, sexistische oder anderweitig diskriminierende Ausdrücke sind zu vermeiden. Veranstaltungsmaterialien sollten diesen Standard vorgeben. Vortragende sowie Moderierende sollten ermutigt werden, bei ihren Beiträgen und Gesprächen auf inklusives (Sprech-)Verhalten zu achten.

Die RUB bietet eine Handreichung für genderinklusive Sprache

3.5 Diskussionsverhalten

Vorab sollte geklärt werden, wie eine Diskussion gestaltet wird, damit bspw. nicht eine Person die Diskussion dominiert und andere an den Rand gedrängt werden bzw. nicht zu Wort kommen. Vorschläge, wie eine Fragerunde zu gestalten ist, finden Sie in den „Leitlinien für ein inklusives, respektvolles und konstruktives Diskussionsverhalten“ am Ende dieses Dokuments. Außerdem sollte vorab mit den Moderator*innen vereinbart werden, ob sie eine bestimmte Vorgehensweise zur Bestimmung der Reihenfolge in der Diskussion präferieren (z. B. das Hand-/Fingersystem (siehe unten) oder die Priorisierung danach, in welcher Reihenfolge sich Personen melden). Die Richtlinien sollten allen Teilnehmenden vorab klar kommuniziert werden.

3.6 Rückzugsraum und Toiletten für alle Geschlechter

Nach Möglichkeit sollte ein ausgewiesener Rückzugsraum zur Verfügung gestellt werden, in den sich Personen zurückziehen können, wenn sie eine Auszeit von sozialer Interaktion oder sensorischen Reizen benötigen. Diese Räume sollten deutlich gekennzeichnet, leicht zugänglich und so eingerichtet sein, dass Privatsphäre und Komfort gewährleistet sind. Zudem sollten die nächstgelegenen All Gender-Toiletten – zusätzlich zu binären WCs – deutlich ausgeschildert sein, um die Bedürfnisse aller Menschen unabhängig von ihrer Identität oder ihrem Erscheinungsbild zu respektieren. Sollten sich keine All Gender-WCs in der Nähe befinden, können WCs temporär für die Dauer der Veranstaltung umgewidmet werden. Hierfür wird empfohlen sowohl Herren- als auch Damentoiletten umzuwidmen und mit einem Schild an der Tür zu markieren, welche Toiletten sich in den Sanitäranlagen befinden (z.B. Sitz- oder Stehtoiletten). Diese Räumlichkeiten tragen wesentlich dazu bei, dass sich alle Beteiligten während der Veranstaltung respektiert, sicher und willkommen fühlen.

3.7 Awareness-Schulung oder Briefing für Mitarbeitende/Freiwillige

Um eine respektvolle und inklusive Atmosphäre zu schaffen, sollten alle Mitarbeitenden, Freiwilligen und Organisator*innen von Veranstaltungen entsprechend vorbereitet werden. Idealerweise wird deshalb vor der Veranstaltung eine Awareness-Schulung oder ein Briefing durchgeführt. Das Training soll die Prinzipien des Awareness-Konzepts und den Code Of Conduct vermitteln und die Verantwortlichkeiten der Teammitglieder klar definieren. Besonderes Augenmerk sollte auf praktische Fertigkeiten gelegt werden, z. B. wie auf Meldungen über unangemessenes Verhalten reagiert und wie mit Konflikten in deeskalierender Weise umgegangen werden kann.

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4 Awareness-Strukturen während der Veranstaltung

Auch während einer Veranstaltung bedarf es klarer Awareness-Strukturen, sodass auf eventuell auftretende Probleme angemessen reagiert werden kann. Durch diese Strukturen soll sichergestellt werden, dass alle Teilnehmenden jederzeit wissen, an wen sie sich im Falle eines unangemessenem Verhaltens oder bei Unterstützungsbedarf wenden können. Die Strukturen sollen sichtbar und zugänglich sein sowie auf den Prinzipien der Vertraulichkeit, des Empowerments und der Deeskalation beruhen.

4.1 Kommunikation

Eine klare und transparente Kommunikation ist für effektive Awareness-Arbeit unerlässlich. Zu Beginn der Veranstaltung sollten die Organisator*innen ausdrücklich auf die Maßnahmen hinweisen, die getroffen wurden, um ein inklusives Umfeld zu schaffen, ihre Erwartungen an die Teilnehmenden darlegen und besonders relevante Punkte erläutern. Dazu gehört auch, den Code of Conduct und generelle Verhaltensrichtlinien zu erwähnen und zu klären, an wen man sich bei Bedarf wenden kann, das erwartete Diskussionsverhalten zu erläutern und die Standorte von binären und geschlechtsneutralen Toiletten sowie Ruheräumen, sofern vorhanden, mitzuteilen.

4.2 Awareness-Team

Idealerweise ist ein Awareness-Team während der gesamten Veranstaltung anwesend. Die Mitglieder des Awareness-Teams sollten durch Schilder, Westen oder andere visuelle Markierungen leicht erkennbar sein. Zudem sollten – sowohl in den Veranstaltungsunterlagen als auch an den wichtigsten Konferenzorten – die Kontaktmöglichkeiten zum Awareness-Team aufgeführt werden.

Die Hauptaufgabe des Awareness-Teams ist, den Teilnehmenden Unterstützung auf niedrigschwelliger Ebene anzubieten, sich ihre Sorgen anzuhören und bei Konflikten zu vermitteln. Alle Teammitglieder sollten vor der Veranstaltung an einer obligatorischen Awareness-Schulung teilgenommen haben und mit grundlegenden Deeskalationstechniken, Vertraulichkeitsstandards und Meldeverfahren vertraut sein. Für kleinere Veranstaltungen ist es sinnvoll, mindestens eine Vertrauensperson zu benennen, die diese Aufgaben zuverlässig erfüllt und ansprechbar ist.

4.3 Unterstützungsangebote

Teilnehmende, die Diskriminierung, Belästigung oder andere Grenzüberschreitungen erleben, müssen in der Lage sein, schnell und ohne Probleme Unterstützung zu erhalten. Das Awareness-Team kann Betroffenen direkte emotionale Unterstützung anbieten, sie in einen ruhigen Bereich begleiten oder sie auf Wunsch bei der Einreichung einer Beschwerde unterstützen. Dabei werden die Wünsche der Betroffenen und ihre Autonomie respektiert. Neben der Möglichkeit, einen reizarmen Raum aufzusuchen, ist es außerdem empfehlenswert, einen allgemeinen Informationspunkt zu haben, an dem eine oder mehrere Ansprechpersonen bereitstehen und Informationen über u.a. Beratungsangebote sowie verschiedene Produkte, wie z.B. Traubenzucker, Taschentücher und Stressbälle zur Verfügung stellen.

• Das Projekt Unser Campus bietet Awareness-Sprechstunden und eine Awareness-Beutel-Ausleihe an.

4.4 Meldemechanismen

Die Meldemechanismen müssen einfach und vertraulich sein und klar kommuniziert werden. Die Teilnehmenden können das Awareness-Team entweder persönlich während der Veranstaltung erreichen, über eine spezielle Telefonnummer oder über ein digitales Kontaktformular (wenn die Veranstaltung hybrid oder online ist). Anonyme Meldeoptionen können ebenfalls angeboten werden (sofern möglich). Alle Meldungen werden ernstgenommen und mit Sorgfalt behandelt, wobei die Bedürfnisse der Betroffenen im Vordergrund stehen sollten und nicht der Ruf der Veranstaltung oder der Institution.

4.5 Deeskalationsstrategien

Deeskalationsstrategien konzentrieren sich darauf, eine respektvolle und sichere Atmosphäre (wieder-)herzustellen, anstatt Spannungen eskalieren zu lassen. Sowohl das Awareness- als auch das Veranstaltungs-Team ziehen im Falle eines Konflikts oder eines problematischen Verhaltens Deeskalation der Konfrontation vor. Das beinhaltet unangemessenes Verhalten auf ruhige, aber konsequente Weise anzusprechen, Gelegenheiten zum Nachdenken und zur Korrektur anzubieten und gegebenenfalls mehrstufige Maßnahmen zu ergreifen, wie z. B. die Aufforderung an Einzelpersonen, den Raum zu verlassen. Für Situationen, in denen die unmittelbare Sicherheit gefährdet ist, muss es ein klares Protokoll zur Einbeziehung von Sicherheitspersonal oder Unterstützung (z. B. Leitwarte oder Polizei) geben.

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5 Nachbereitung der Veranstaltung

Die Awareness-Arbeit endet nicht mit dem Ende der Veranstaltung(en). Eine sorgfältige und transparente Nachbereitung ist unerlässlich, um rückblickend zu klären, wie gut die Präventions- und Reaktionsmaßnahmen funktioniert haben. So kann aus den bisherigen Erfahrungen für künftige Veranstaltungen gelernt werden.

5.1 Auswertung und Sammlung von Feedback

Nach der Veranstaltung sollten die Teilnehmenden die Möglichkeit erhalten, ein (nach Möglichkeit anonymes) Feedback zu ihren Erfahrungen in Bezug auf die Sicherheit, Inklusion und Zugänglichkeit zu geben. Die Umfragen sollten spezifische Fragen zur Wirksamkeit der Awareness-Strukturen enthalten und den Teilnehmenden die Möglichkeit geben, zusätzliche Kommentare oder Vorschläge zu machen. Wenn möglich, sollten verschiedene Formate für das Feedback (z. B. Online-Formulare, telefonisches Feedback, persönliche Nachbesprechungen) angeboten werden, um die Zugänglichkeit zu erhöhen.

5.2 Verbesserungsstrategien für künftige Veranstaltungen

Rückmeldungen und Berichte über Vorfälle werden vom Organisationsteam, dem Awareness-Team und gegebenenfalls von institutioneller Seite gemeinsam geprüft. Auf der Grundlage dieser Beurteilung sollten anschließend konkrete Verbesserungsstrategien entwickelt werden, um die Wirksamkeit künftiger Awareness-Arbeit zu verbessern. Dazu können Anpassungen des Awareness-Konzepts, räumliche Veränderungen oder Maßnahmen zur Verbesserung der Barrierefreiheit, neue Schulungsmaßnahmen für Mitarbeitende oder auch erweiterte Unterstützungsangebote gehören. Ein kontinuierliches Reflektieren und Weiterentwickeln ist entscheidend, um akademische Räume für alle Teilnehmenden noch inklusiver und respektvoller zu gestalten.

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6 Zusammenfassung und Anhänge

Mit der Umsetzung dieses Awareness-Konzepts bekräftigen wir unser Engagement für die Schaffung von akademischen Räumen, die möglichst zugänglich und inklusiv sind und die unterschiedlichen Bedürfnisse und Erfahrungen aller Beteiligten berücksichtigen. Awareness zu schaffen ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess, welcher Aufmerksamkeit, Reflexion und aktives Engagement aller Beteiligten erfordert. Wir laden alle Teilnehmenden dazu ein, sich gemeinsam für die Förderung eines respektvollen Umfelds einzusetzen, in dem kritische Dialoge sowie Lernen und Forschen ohne Angst vor Diskriminierung oder Ausgrenzung gelingen.

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